11 stvari koje organizator radi na dan vjenčanja

Organizacija jednog dana vjenčanja zahtjeva višemjesečnu pripremu što uključuje komunikaciju s mladencima putem elektroničke pošte, video poziva i susreta, pregovore i dogovore s dobavljačima, predlaganje i posjedovanje lokacije, osmišljavanje dizajna i dekoracija, vođenje administracije, financijske evidencije i pridržavanje dogovorenog budžeta.

Nakon što se cijeli projekt osmisli i potvrdi od strane svih suradnika, prikuplja se i izrađuje potrebna dokumentacija, provode se sastanci, utvrđuje se vremenski sinopsis i kreće u realizaciju velikog dana. Uloga organizatora vjenčanja je izuzetno značajna, kako i u pripremnoj fazi tako i na sam dan vjenčanja. U nastavku pročitajte kako izgleda radni dan organizatora vjenčanja i kojih jedanaest stvari bi trebalo biti na popisu obaveznih rituala u jednom svadbenom danu.

1. Pripremite obilat obrok i najedite se

Povremeno se može čuti kako mladenke zaborave doručkovati na dan svog vjenčanja jer su neprestano uključene u aktivnosti (frizura, šminka, fotografiranje,..) i do svečane večere ne stignu pojesti niti jedan obrok. Često se ista situacija dogodi i organizatorima. Kada počnu pristizati dobavljači i kada se stvori radna atmosfera teško možete pobjedi na nekakav objed, stoga obavezno pripremite obilat doručak i najedite se. Nije na odmet ponijeti i sa sobom na teren proteinsku pločicu ili nekakve grickalice. Uz zalogajčiće, obavezno spremite i bocu vode.

2. Zaželite mladencima ‘Sretan dan vjenčanja’

Svi volimo male znakove pažnje. Mladenci u svom rasporedu svadbenog dana koji je prilično popunjen i ispunjen emocijama osjećaju se sigurno kada znaju kako sve ide prema protokolu pa im odmah ujutro pošaljite radosnu čestitku i dajte do znanja kako ste spremni za njihovu vjenčanu svečanost. Provjerite ispunjavaju li i oni svoje obveze prema utvrđenom vremenskom sinopsisu.

3. Budite uvijek dostupni

Tijekom radnog svadbenog dana očekujte mnogo upućenih i primljenih poziva stoga osigurajte dodatne baterije ili punjače. Također, vrlo je važno imati sve kontakte suradnika. Možete ih memorirati u telefon, ali uvijek je dobra opcija imati ih i ispisane na papiru u sklopu cjelokupne dokumentacije.

4. Isključite nepotrebne sadržaje i obavijesti

Osim što vas ne bi trebale ometati obavijesti s društvenih mreža tijekom dana vjenčanja, štedite i bateriju na telefonu, stoga isključite sve nepotrebne dodatne sadržaje koje vam ne koriste tijekom izvedbe projekta. Sutradan ćete imati dovoljno vremena za pregledavanje svih novosti, a danas ipak morate ostati potpuno usredotočeni na posao.

5. Provjerite dokumentaciju i ‘Paket za hitne slučajeve’

Pripremljena dokumentacija je već ispisana i posložena u službene fascikle. Ipak, provjerite sve mape, za sebe i za ostale koordinatore, provjerite jesu li u svima sadržane potrebne kontrolne liste i tabele, kontakti, rasporedi sjedenja i vremenski sinopsis.

Uloga organizatora vjenčanja podrazumijeva kako ste spremni na svaku nepredviđenu situaciju i kako ste vi rješenje svakog mogućeg nastalog problema. Stoga, preporuka je imati tzv. paket za hitne slučajeve u svom ruksaku. Paket za hitne slučajeve pripremite dan – dva prije svadbenog dana, a prije odlaska na teren provjerite još jednom sadržaj istog.

Paket za hitne slučajeve trebao bi biti upotpunjen ukosnicama, zihericama, turpijom za nokte, prozirnim lakom za nokte, škaricama ili grickalicom, odstranjivačem šminke, češljem, ružom ili sjajilom, priborom za šivanje, lakom za kosu, parfemom, ogledalcem, papirnatim i vlažnim maramicama, tamponima i/ili higijenskim ulošcima, koncem za zube, osvježivačem daha, sredstvom za dezinfekciju ruku, kapima za oči, flasterima, kremom sa zaštitnim faktorom, sprejem protiv komaraca, aspirinima, super ljepilom, olovkom i papirom, novčanicama, škarama i selotejpom, dvostruko ljepljivom trakom i dezodoransom.

Možda se čini suludim imati sav navedeni pribor sa sobom, ali vjerujte nam da uvijek nešto zatreba. Ustupiti mladencima ili gostima pomoć u kriznom trenutku pokazuje vašu spremnost i stručnost.

6. Provjerite svoju odjeću i obuću

Vremenska prognoza uvijek može iznenaditi. Podrazumijeva se kako ste već unaprijed pripremili odjevne kombinacije, no prije odlaska na teren provjerite jesu li i dalje prilagođene danu koji svanuo. Svakako, dobro je imati odjeću i obuću za pripremni dio, dio u kojem dočekujete i usmjeravate dobavljače. Obuća svakako treba biti ugodna jer vaš dan tek počinje i trajat de do dugo u noć. Za ovu fazu obavezno ponesite tenisice. U trenutcima kada se počinju okupljati uzvanici trebali biste odjenuti svečaniju i elegantniju kombinaciju u kojoj ćete se zadržati ostatak dana. Ali, ne zaboravite kako obuća treba biti što udobnija. Ponesite najmanje tri para različitih cipelica.

 7. Provjerite rezervoar goriva

Prije dolaska na odredište, provjerite imate li dovoljno goriva u svom automobilu. Problemske situacije se uvijek mogu dogoditi i nikad ne znate koliko ćete neplaniranih kilometara morati odvoziti. Stručnost vam ne dozvoljava da radi pomanjkanja goriva ne uspijete otići na neku nepredviđenu lokaciju i ne riješiti nastalu situaciju.

8. Budite nasmijani i zahvalni

Sastajete se na dogovorenom mjestu u dogovoreno vrijeme sa svojim koordinacijskim timom. Oni su već upoznati s cijelim projektom i zadacima koji se očekuju od njih. No, nije na odmet proći još jednom vremenski sinopsis i razjasniti nedoumice ukoliko postoje. Vjerojatno sada imate više vremena nego što ćete ga imati kasnije. Hodajte kroz dan nasmijanog lica. Pridonijet ćete opuštenijoj i produktivnijoj atmosferi. Zahvalite se svim suradnicima, i dobavljačima i koordinatorima na angažmanu. Kao što smo već naveli, svi mi volimo one male znakove pažnje, a jedno ‘hvala’uistinu nije teško prevaliti preko usana. Nekome može, i zasigurno hoće, uljepšati trenutak. Krenite samouvjereno i odvažno u realizaciju vašeg dugoplaniranog projekta.

9. Ostanite fokusirani

Kako bi se protokol događanja realizirao prema vremenskom sinopsisu, važno je cijelo vrijeme ostati potpuno usmjeren na sve što se događa oko vas. Vodite računa o vremenu i rasporedu, osigurajte da se dosljedno provode sve unaprijed definirane stavke, provjerite ispravnost postave stolova i rasporeda sjedenja, nadgledajte uslužno osoblje, pratite provode li se ispravno sve napomene vezane uz jelovnik i glazbeni program, osigurajte da su svi spremni za formalne ili posebne programe. I ne zaboravite i dalje ostati nasmijani.

10. Odmorite se

Nakon što vaš radni dio svadbenog dana završi, čeka vas povratak kući i odmor. Vrlo je važno da se kvalitetno odmorite i oporavite od cjelodnevnog rada i neprospavane noći. Kao organizator vjenčanja, u sezoni, imat ćete vrlo naporan i stresan tempo i ukoliko si ne priuštite adekvatno vrijeme rekuperacije, možete si ozbiljno narušiti zdravlje. Provedite određeno vrijeme u vrućoj kupki, meditirajte, napravite određeni set vježbi istezanja i dobro se naspavajte.

11. Napišite bilješke

Dok su događanja još uvijek ‘svježa’, zapišite bilješke koje smatrate važnima. Bilješke se mogu odnositi na pojedine aktivnosti koje su se mogle odraditi na neki drugačiji ili jednostavniji način. To mogu biti napomene za zahvalu ili poboljšavanje tijeka izvedbe koje dete uputiti svojim suradnicima, dobavljačima ili koordinatorima. Zapišite i bilješke o vlastitoj izvedbi te kritički sagledajte što može biti još bolje, a što ćete upražnjavati u budućnosti na način na koji ste odradili i ovaj projekt.

Odgovore na ova i mnoga druga pitanja vezana za početak karijere organizatora vjenčanja možete pronaći na našoj tromjesečnoj akademiji Postani organizator vjenčanja.
Pratite nas i pridružite se generaciji organizatora vjenčanja te saznajte kako pokrenuti vlastiti posao kojeg ćete obožavati!